En las encuestas a un grupo de candidatos políticos que se presentaban a las pasadas eleccions municipales se les preguntaba, entre otras cosas, si eran ordenados con sus papeles o documentos. La mayoría decía que sí y, entre estos, muchos matizaban que eran ordenados ‘dentro de su desorden’. Lo fundamental es saber que un entorno de trabajo desordenado afecta tanto a nuestra salud físca como emocional.
Está demostrado que tener el lugar de trabajo ordenado favorece el bienestar profesional y la autoestima, reduciendo el estrés y la ansiedad. Un espacio organizado, limpio y cómodo es mucho más productivo, facilita la concentración, aumenta la creatividad y la efectividad.
Existen toda una serie de pautas que se pueden poner en práctica para lograr un mejor ambiente, que facilite que el trabajo fluya.
Hay verdaderos candidatos a sufrir síndrome de Diógenes con la manera de trabajar en su mesa o escritorio. Por lo tanto, el primer consejo que vamos a dar es el de hacer una selección diaria de los papeles que sobran. Acumular hojas de papel que se acumulan porque son de alguna importancia restan atención a lo que es realmente importante; el trabajo de hoy. Por eso, seleccionaremos lo que realmente es importante y, a continuación, lo clasificaremos y guardaremos para recurrir a ellos cuando haga falta. Otra opción es digitalizar documentos y así, eliminarlos de nuestro lugar de trabajo, guardándolo en un archivo o la nube, donde sabemos que está pero que no “molesta” sobre la mesa. La cuestión es no dejarlos en el espacio de trabajo diario.
Otro consejo es ser pulcros. Una limpieza constante del espacio de trabajo ayuda a prevenir y mejorar la salud porque la suciedad genera gérmenes y bacterias. Lo mejor es limpiar a fondo mesas, cajones y estanterías y vaciar absolutamente todo. También servirá para valorar qué papeles son necesarios para el trabajo.
Sucede a menudo que cargamos de decoración excesiva el escritorio. Incluso guardamos bolígrafos que ya no funcionan, montañas de clips, marcadores que apenas marcan o cualquier objeto que no nos ayuda a conseguir un buen resultado en el trabajo. Por lo tanto hay que tirar lo inservible y recolocar cada cosa en su sitio hará que nuestro espacio se vea más despejado, tengamos más libertad de movimiento y nos sintamos más cómodos.
Existe una técnica muy útil para saber cómo y dónde guardar los papeles, documentos o publicaciones de trabajo. Hay que guardar cerca lo que se utilice habitualmente y colocar el resto en sitios más apartados para que no estorben. Todo objeto debe estar asociado a un lugar específico pues, de esta manera, será mucho más fácil localizarlos. También podemos etiquetar para identificar dónde se encuentra cada elemento.
El uso de archivadores o estantes con cajas de almacenaje ayuda a guardar una mayor cantidad de objetos sin llegar a perjudicar el espacio horizontal necesario para movernos.
Algo a contemplar es (ya que antes propusimos digitalizar documentos) hacer orden en las carpetas del ordenador. Tener el escritorio del ordenador desordenado no solo es desagradable a la vista, sino que dificulta encontrar las cosas, es ineficaz y causa estrés. Hay que suprimir las carpetas inútiles y obsoletas. Agrupar los documentos y archivar y grabar las carpetas que no usemos a diario en un disco duro externo. También es aconsejable limpiar la bandeja de emails suprimiendo los más antiguos y clasificando por remitente o por temas aquellos que se quieran conservar. Para esta tarea lo mejor es recurrir a sistemas de almacenamiento digitales para guardar todo tipo de documentos.
Ser ordenado no significa ser un soso. Si a nuestro escritorio le ponemos un elemento personal, lo hacemos más personal. No se trata de customizar todo con pegatinas o posters de nuestro cantante favorito. Se trata de destacar un elemento, como una planta o un portafotos.
Algo que también estresa mucho es una cantidad excesiva de cables. En función de ir sumando tecnología y dispositivos, podemos vernos “atados” por la maraña de hilos que van y vienen. Esto es fácil de solucionar. Se pueden usar organizadores de cables, clips y cualquier cosa que nos permita esconder los cables al máximo. Existen trucos como instalar la regleta debajo de la mesa para que no se vean.
