Desde que llegaron a nuestras vidas los ordenadores y la informática, muchos procesos han ahorrado tiempo aunque todavía hoy seguimos quejándonos de que la administración va lenta, la burocracia nos desespera y somos testigos de procesos que parece que se enquistan en la mesa de algún funcionario.
Aunque la tecnología avanza, en muchas ocasiones seguimos sin aplicar todo su potencial, la mayoría de las veces porque desconocemos su existencia o sus capacidades. Esto lo estamos percibiendo ahora también con nuevas herramientas de inteligencia artificial que ayudan a acortar los tiempos en trabajos donde la velocidad de cálculo hace en segundos lo que antaño necesitaba horas.
Pero sin tener que recurrir a lo último, hay algunas aplicaciones que han demostrado sobradamente que pueden sernos muy útiles casi en cualquier puesto de trabajo. ¿Las conoces todas?
La gestión del tiempo en el trabajo organizan tu agenda, sirven para automatizar procesos, para evitar pérdida de información, para comunicarte, y todas ellas te servirán para incrementar tu productividad.
Planificar el trabajo es fundamental. Puedes hacer una lista de tareas diariamente con Google Calendar; de un vistazo te indica el tiempo que les vas a dedicar. Te permite colocar en la parrilla lo que tienes que hacer, las citas que tienes, cuánto tiempo les dedicarás, puede categorizarlas por colores. Te permite poner el foco en lo más importante. Si haces un buen uso, aquí tienes un primer aliado. Te permite compartir calendarios, trabajar sin conexión y es muy fácil de utilizar.
De la misma familia de Google está Keep. Te permite grabar notas de voz que transcribirá para que puedas leerlas más tarde. Como puedas tenerla en el teléfono también, cualquier cosa que se te pase por la cabeza la puedes registrar y colocar donde corresponda para que no haya ningún detalle que se te olvide. Tiene muchas funcionalidades útiles que la convierten en una poderosa herramienta que traslada una imagen en texto editable o que convierte voz en texto.
Otra herramienta muy bien valorada es Evernote. Más allá de apuntar un texto, puedes incorporar PDFs o imágenes. Además puedes compartir con otros tus apuntes y aprovechar todo el potencial del trabajo colaborativo.
Hay que apuntar que se pueden compartir datos entre Evernote y Google Drive, pero también otras aplicaciones como Slack.
Actualmente hay una gran cantidad de expedientes que se acumulan en la administración de justicia, por poner un ejemplo. ¿Deben conocer este tipo de herramientas que, a buen seguro, harían más ágil el trabajo? De la misma manera, licencias, autorizaciones, papeles que viajan de una oficina a otra generando esperas hiperlargas podrían quedar resueltas con un sistema que utilice las bondades del trabajo colaborativo. ¿Por qué da la sensación de que no se está aplicando actualmente esto en la mayorías de los procesos administrativos de la función pública? O quizás se aplica pero no se le saca todo el potencial.
Entre tanto nos las seguimos aplicando nosotros. Si en alguna ocasión ves que llegas tarde a tus citas o que no te da tiempo a hacer todo lo que tenías perfectamente planificado, quizás es que estás enredándote con algunas de esos trabajos o reuniones que tienes apuntadas. Con Rescue time puedes descubrir cuáles son las tareas que más tiempo nos consumen y en qué invertimos el tiempo a lo largo del día. Si te gustan las estadísticas, Rescue time es ideal porque elabora un informe semanal y permite bloquear aquellas páginas que más distraen. Es compatible con todos los navegadores y sistemas operativos.
Otra de las herramientas que más éxito tiene entre los obsesos del aprovechamiento del tiempo es Trello. Ayuda a organizar tus tareas y prioridades, particularmente interesante para cuando trabajas en equipo.
Aquí funciona muy bien el aspecto en el que se agrupa la información. Muy visual, fácil de asimilar y que ayuda a que las ideas y proyecto fluyan mejor. Como además de texto nos permite compartir archivos, tiene un gran potencial para el desarrollo de trabajos en conjunto.
Otra aplicación similar es Asana, que nos permite información de cómo evoluciona el proyecto. De nuevo, ideal para los que nos pirran las estadísticas.
